Operación del Departamento de Compras

 ¿Qué es el proceso de compras?

El proceso de compras es un modelo sistemático, que representa las etapas por las que pasa un consumidor desde que toma la decisión de adquirir tu producto o servicio se trata de un camino que fluye hacia abajo en la parte superior y termina más estrechamente en la base de los 5 procesos para lograr una buena adquisición.

Operaciones del departamento

El departamento de compras es el conjunto de personas que se encargan de adquirir las materias primas, productos semi-acabados y servicios necesarios para el funcionamiento de la empresa. Por lo que hablamos de un área clave para garantizar el éxito y la optimización de todas las fases sucesivas en la cadena de suministro.

El departamento de compras es el conjunto de profesionales que se encargan de adquirir las materias primas, productos semi-acabados y servicios necesarios para el funcionamiento de la empresa. Por tanto, se trata de un área clave para garantizar el éxito y la optimización de todas las fases sucesivas en la cadena de suministro.

En el departamento de compras lo que más se prioriza es controlar el costo de los bienes y servicios en base a los siguientes 4 puntos:  

·      Evaluación de precios:

Su labor no sólo se centra en la adquisición de materias primas y la relación con los proveedores. También es tarea de sus responsables evaluar si los precios de los insumos con los que se fabrican los productos de una marca son los mejores, así como sus condiciones y elementos añadidos. Esto es de vital importancia para cualquier empresa, pero en especial para las más pequeñas, que siempre están busca de los mejores proveedores. 

·      Aprovisionamiento de insumos y materiales:

En este caso, el departamento de compras asume dos labores esenciales: por un lado, asegurarse que los materiales primarios para la elaboración de artículos o productos es la que se requiere en cada momento y fase de la producción; por otro, tener control de las existencias que ya se encuentran en los puntos de venta.

·      Administración y contabilidad

La entrega de productos a los clientes en los plazos previstos no es una labor que se realice por separado. Al ocuparse de esto, el departamento de compras tiene que trabajar de la mano con el área contable, pues solo de este modo se garantizará un control eficaz de la entrada y salida de productos y, como es obvio, de beneficios.

·      Cumplimiento de protocolos:

La acción de un departamento de compras siempre debe estar dentro del marco corporativo de cada organización. Es decir, debe existir un protocolo tanto para la adquisición de los materiales primarios como para la distribución de los artículos en los puntos de venta. A los responsables de esta área les corresponde velar para que dicho protocolo se cumpla y garantizar, siempre, la calidad de los procesos que tienen lugar dentro de la empresa. 

El proceso de compras es una herramienta utilizada por el departamento de compras para realizar la adquisición  de algún producto o materia prima para la empresa es por eso que está ligado estrechamente a casi todas las otras funciones incluidas en una organización y también con el medio externo, creando una necesidad de sistemas completos de información.

Anónimo(marzo 1,2019) Proceso de compra Que es y cuales son sus 5 etapas https://escuela.marketingandweb.es/wp-content/uploads/etapas-del-proceso-de-compra.png

Reconocimiento de Necesidad

Es el momento en el que se es consciente de que existe un problema que solucionar o una necesidad que quiere satisfacer. Estas necesidades pueden ser reales o más bien ficticias, muchas veces generadas por campañas de marketing.

Cualquier producto que se venda en un eCommerce, ya sea físico o virtual, debe ser transmitido hacia los consumidores como la mejor opción para satisfacer una o varias necesidades. Es decir, el marketing debe actuar para guiar esa necesidad hacia el deseo de un producto. 

Requisición de compra

La requisición de compra es el documento o formato digital con el que se autoriza al departamento de compras el suministrar algún bien o servicio, la cual, debe ser previamente autorizada en base al monto de la solicitud, y debe ser emitida por los usuarios responsables de realizar la requisición correctamente.

Utilidad: la requisición sirve para comunicar la necesidad de un departamento de la empresa al área de compras, sobre algún suministro que se requiera para la operación del mismo.

Función: indicar todos los requerimientos como cantidad, fecha en que se necesita, especificaciones, características y propiedades que debe poseer el suministro para que éste sea de utilidad para la empresa.

Anonimo (s.f). Requisición de compra. Sitio Web:https://help.mproerp.com/images/get_image.asp?Objeto=AYUDA_CONTENIDO&Clave=CO0080003&ID=0000

Búsqueda de información

Una vez que el detectada y reconocida la necesidad, se buscará información sobre cómo satisfacerla y, en función de eso, sabrá qué productos o servicios desear. Esta fase podríamos dividirla en dos subfases: la búsqueda de información pasiva y la búsqueda de información activa.

La de la búsqueda de información pasiva, no se busca informacion realmente, simplemente será receptiva la informacion sobre un producto que podría interesarle al cliente para satisfacer su necesidad. 

En la búsqueda de información activa, en cambio, el consumidor ya habrá desarrollado el deseo de satisfacción y buscará información sobre el tema de forma intencionada. 

Cotización 

Documento o formato en el cual se estipula el precio de un bien o servicio, su disponibilidad y las características de la oferta, para participar en el proceso de compra.

Con las nuevas herramientas de compras, este documento debería quedar en el pasado, y toda cotización se debería realizar dentro del sistema online para gestionar las compras de la empresa, pero como eso sigue estando fuera de la realidad, el comprador será el responsable del manejo adecuado de estos documentos, para que pueda realizar reportes que comparen los suministros cotizados.

Utilidad: la cotización sirve para comunicar al vendedor (mediante una solicitud de cotización ) las características y cantidades que se necesitan del suministro, y además, agrupar todas las necesidades similares de la empresa para facilitar la compra del suministro.

Función: es indicar todos los requerimientos que se realizaron en la requisición a los proveedores que puedan suministrar el producto o servicio que necesitamos, y además, sirve como guía para el comprador a la hora de elegir al proveedor, ya que, con esto podemos comparar precios, características y condiciones de entrega.

Slideshare (s.f.). Proceso de compra de materia prima. (Pag. 10) Sitio Web: https://es.slideshare.net/jddagudelo/proceso-de-compra-de-materia-prima 

Evaluación de alternativas

Cuando el comprador potencial considere que ya tiene suficiente información sobre los diferentes productos que existen para satisfacer su necesidad, pasará a evaluar y comparar las alternativas ofertadas. Hay que tener en cuenta que en el caso de compras online, los clientes suelen ser más exigentes y harán una búsqueda muy minuciosa hasta que algo les convenza al 100%.

Registro de cotizaciones recibidas

Cada una de las cotizaciones que reciba el departamento de compras deberá ser registrada en este formato, para tener la información a la mano, y llevar un control de todas las cotizaciones que reciba.

Con base en las cotizaciones que entregan los proveedores, se elabora el cuadro comparativo, que es un documento válido para efectuar un análisis de las órdenes de compra, y así poder tomar la decisión de a qué proveedor se le entregará el pedido, el análisis se basa en la calidad, precio, garantía y fechas de pago.

Decisión de Compra

Aquí el consumidor finalmente decide que producto comprar. En general, los factores que más influyen en la decisión son la reputación de la marca, la capacidad económica, y las opiniones de otros usuarios. Pero existen muchos otros factores, como la apariencia de la página y la usabilidad, la calidad de las fotografías, la información de los productos, etc.

La orden de compra

La orden de compra o nota de pedido es un acuerdo que realiza el departamento de compras a un proveedor para solicitar un bien o servicio, con el cual, el proveedor dependiendo los términos de pago, puede comenzar a prestar el servicio o realizar el producto, sin recibir un pago en ese instante.

Una orden de compra debe mencionar claramente la fecha de emisión, cantidad, descripción del suministro, número de identificación, especificaciones, precio de compra, condiciones de pago, forma de entrega, impuestos y nombre y domicilio del comprador y vendedor. La orden de compra al ser enviada al proveedor, se espera que éste confirme la recepción de la orden y la fecha en que entregará el pedido.

Utilidad: la orden de compra sirve para que el proveedor cuente con un documento que le permita saber qué es lo que debe vender, además es una promesa de pago, para que el proveedor comience a gestionar la venta, sin necesidad de haberle pagado (en la mayoría de los casos)

Función: es confirmar el precio y las condiciones de entrega, de los requerimientos que se realizaron en la requisición a los proveedores.

Asesorias.com (s.f.).La orden de compra ¿Qué es y cómo emitirla?. Sitio Web: https://asesorias.com/empresas/modelos-plantillas/orden-de-compra/

Comportamiento Post Compra

Aunque la compra en sí ya se ha realizado, el comportamiento posterior también forma parte del proceso, ya que en función de su satisfacción volverá a repetir la compra de ese producto o realizará nuevas compras en tu empresa. Además, al tratarse de compras online, es probable que opine sobre su experiencia y, como ya hemos dicho, las opiniones de otros consumidores son muy valoradas por los compradores. Esta etapa es la clave para determinar el nivel de fidelización.

Recepción de suministros

En el proceso de la recepción de suministros, vamos a realizar 2 tipos de recepciones, la recepción de material físico, y la recepción de servicios, los cuáles también necesitan ser validados para confirmar que se realizaron y garantizar que se pague por algo que sí se realizó.

Utilidad: la recepción de suministros sirve para que podamos asegurarnos que el material o servicio que compramos, cumple con las condiciones en que lo solicitamos al proveedor.

Función: la función de la recepción de suministros es recibir los materiales que envío o que recogimos del proveedor, y cotejar lo que solicita la orden de compra contra lo que se recibió físicamente, e impedir el pase a “stock” en caso de existir alguna diferencia.