Seleccion de proveedores

Selección de proveedores  

Importancia de a selección de proveedores 

"Uno de los factores de éxito en el proceso de compra   es saber elegir a los proveedores".

La cuestión de selección de proveedores es un proceso que está presente en todas las empresas y organizaciones, debido a que es preciso la adquisición de bienes y servicios  como maquinaria, materia prima, servicios de limpieza, mantenimiento, etc.; por lo que este proceso debe ser orientado a la búsqueda de calidad.

El departamento de compras  es el encargado de realizar la búsqueda y selección de proveedores que mejor se ajusten a las necesidades de la organización.

La clave importante en la selección de los proveedores de un producto o servicio recae en la importancia de saber qué criterios utilizar para seleccionarlos, ya que se debe tomar en cuenta que tipo de impacto tendrán los productos o servicios que ofrecen y si este tendrá  un impacto positivo con la productividad, calidad y competitividad de la organización misma.

La búsqueda y selección de proveedores podría  darse por distintas razones:

1-  La organización inicia operaciones y no cuentan con proveedores.

2- La organización ya posee proveedores pero estos no le satisfacen sus necesidades.

3- Se desea ampliar la agenda de proveedores.

¡Manos a la obra¡

                                             1- Identificación de posibles proveedores 

Esta constituye la primera etapa para la selección de proveedores cuya intensión es establecer una lista de las empresas que fabrican los diferentes productos acordes a las necesidades de las organizaciones para solicitarles información de nuestra empresa.

 Una vez se tiene la dicha  información de los posibles  proveedores, se prosigue a la selección de los más convenientes, tomando en  cuenta los criterios seleccionados para que se  reduzca la cantidad de proveedores a evaluar.

 Un punto primordial es no tener a un solo proveedor, debido a que si esta falla,  la organización no se queda sin abastecimiento.

Dependiendo en que situación se encuentre la empresa referente a los 3 puntos anteriores.

                                                        

                            2- Selección de proveedores 

Involucra una búsqueda minucioso de todos los posibles proveedores y se eliminan conforme a la lista de criterios y diversas  meditaciones  , hasta saber los cuales se les solicitará una futura  cotización. 

El diagrama de flujo o  diagrama de actividades es una representación gráfica de los pasos que se deben seguir en un proceso, en este caso  nos ayuda a saber los pasos que seguiremos  en caso de requerir un nuevo proveedor.

Diagrama Obtenido de:

(Camacho, K. (22 de marzo de 2019). karinacamacho10blog.com. Recuperado el 06 de enero de 2021, de http://karinacamacho10.blogspot.com/2019/03/)

                        3- Descripción del proceso de selección 

Búsqueda de información

 

Se toma en cuenta todas las fuentes de información existentes para poder localizar los  posibles  proveedores, entre éstas sitios web, recomendaciones, prensas, directorios telefónicos, ferias o exposiciones, artículos especializados,  etc. 

Inclusive por medio de Conocidos, trabajadores o competidores.

Solicitud de información 

Teniendo lista una recopilación de los posibles proveedores se inicia el contacto directo o vía telefónica para solicitar citas con encargados de ventas o enviar correspondencia solicitando la información necesaria para nuestra selección de proveedores.

1- La solicitud de información ( RFI) señala que el profesional del suministro ah identificado a un proveedor como una fuente potencial, también una oportunidad para que el proveedor indique su disponibilidad para llevar a cabo una posible relación de negocios.

2- Solicitud de cotización (RFQ) estas solicitud  representa una investigación seria o directa del proveedor sobre una y/o varias necesidades especificas.

                4-Criterios para seleccionar al proveedor

Para poder llegar a conocer cuáles son estos criterios, se debe elaborar una lista de todas aquellas empresas que ofrecen productos o servicios a losque necesita la organización, para posteriormente pedir las respectivas cotizaciones, y se le debe de asignar una calificación a cada uno de los criterios; dicha calificación puede variar según el rango de importancia que se le dé a cada uno.

Se debe tomar en cuenta de las empresas proveedoras su historial en trabajos realizados, instalaciones, fuerza técnica, nivel financiero, nivel de organización y administración, su reputación y su localización. 

 Se debe considerar   respondan claramente a los siguientes aspectos:

Los aspectos que se desean conocer de los proveedores se muestra de manera general en la anterior tabla tomando en cuenta las condiciones referentes a la calidad, económicas y otras. 

Esta informacion fue obtenida de:

(Mcgraw-Hill, E. (10 de Septiembre de 2009). Mailxmail.com. Recuperado el 08 de Enero de 2021, de http://www.mailxmail.com/curso-proveedores-compra-venta/seleccion-proveedores-fases)

Forma mas detallada: 

                                                                    Calidad

Calidad del producto 

 Cuando se realiza la selección del proveedor, se debe dar mucha importancia a la calidad de los productos, se hace  evaluaciones comparativas de las características técnicas, realizar pruebas, etc. 

No siempre la oferta más barata es la más conveniente.

También se pueden considerar como indicador  de calidad aspectos no  relacionados con los productos como, : servicio postventa, periodo de garantía, imagen que el producto y el proveedor tengan en el mercado, existencia de servicios de atención al cliente, prestigio, localización, instalaciones, fuerza técnica, capacidad financiera y nivel organizativo y de administración.

Características técnicas. 

La información que debe proporcionar el proveedor sobre las características de un equipo o maquinaria al cliente para que puedan conocer de forma verídica las prestaciones de los mismos, a fin de poder elegir el más apropiado a las necesidades de la organización y también para cotejar con otros proveedores. 

Garantía. 

Procurar que la garantía del producto sea lo más prolongado  posible.

 Personal capacitado: 

Si fuera necesario. Contar con el personal calificado por parte de la empresa proveedora.

Servicio postventa y asistencia técnica:

Se refiere al plazo siguiente  a la compra durante el cual el proveedor garantiza asistencia, mantenimiento o reparación del material adquirido.

                                                       Condiciones económicas 

Precio por unidad:

Se debe seleccionar precios competitivos, con  precio justo y de acuerdo con la calidad del producto y solicitar al proveedor descuentos de precio por compra de grandes cantidades. La selección se realiza teniendo en cuenta el precio de los artículos, los descuentos comerciales, el pago de los gastos ocasionados (transporte, embalajes, carga y descarga, etc.)  y los plazos de pago.

 Forma pago: 

Puede ser al crédito o contado según la política de compra de las organizaciones.

 Precios de envases y embalajes. 

Tomando en cuenta que dichos envases y embalajes estén de acuerdo al producto, que lo proteja y en adición de bajo costo. 

 Pago de portes y seguros.

 Recargos por aplazamiento del pago.

 Descuentos por pronto pago. Descuentos por pagos de contado.

                                                  Otras condiciones.

  Período de validez de la oferta. 

 Condiciones de terminación del contrato. 

 Circunstancias que pueden dar lugar a revisión en los precios. 

   Plazos de entrega: 

Acorde a los tiempos de fabricación del producto, puntualidad con el tiempo    pactado, que se adecue a requerimientos de la organización. 

 Devolución de mercancía. 

Tiempo de la empresa:

 Experiencia comprobada de haber trabajado en empresas similares. 

 Recomendaciones de otras empresas: 

Trabajos anteriores (productos realizados para otra empresa o servicios prestados a otras empresas) muestras, fotos, cartas de recomendación. 

Manejo de inventarios: 

Se necesita que el proveedor tenga inventarios elevados para conocer sí podrá hacer frente a los pedidos de determinada empresa.

 Infraestructura de la empresa (planta): 

Que tenga la suficiente capacidad para producir grandes cantidades de producto de buena calidad y a un tiempo prudente.

Legalmente establecida: 

Que cumpla con los requerimientos de país, que cuente con normas,certificaciones, permisos. También incluye la documentación legal del producto.

Evaluación y selección del proveedor 

Lo  recomendable es   elaborar una ficha por proveedor, una base de datos y un cuadro comparativo de las condiciones de compra y sus características, de esta forma se puede tomar una decisión de manera más fácil para que el proveedor forme parte del panel de posibles proveedores de la organización.

                                                        Cuadro comparativo

Un cuadro comparativo en el que se reflejan las condiciones ofrecidas por todos los proveedores en cuanto la calidad, precio, la forma de pago y todos los criterios ya vistos anteriormente, nos sirve para realizar un estudio comparativo con toda la información recabada.

Obtenido de: 

(Mcgraw-Hill, E. (10 de Septiembre de 2008). mailxmail.com. Recuperado el 07 de Enero de 2021, de http://www.mailxmail.com/curso-proveedores-compra-venta/proveedores-evaluacion-seleccion)

                                                            

                                                    Ficha comparativa 

Una ficha comparativa de cada proveedor sirve para formar un fichero de proveedores en el que se observan las características de los artículos que cada proveedor suministra y las condiciones que ofrece.

Obtenido  de:

(Mcgraw-Hill, E. (10 de Septiembre de 2008). mailxmail.com. Recuperado el 07 de Enero de 2021, de http://www.mailxmail.com/curso-proveedores-compra-venta/proveedores-evaluacion-seleccion)

                                              Cumplimiento de Expectativas 

En este momento verifica el encargado de compras si cumple las expectativas el proveedor en cuanto a los criterios solicitados por la organización es ahí donde pasa a formar parte en el registro en la base de datos de los posibles proveedores ya que es el momento de la decisión en la cual se termina la información del proveedor si no cumple las expectativas o pasa al proceso de registro de proveedores para seleccionar al que más conviene.

                        Registro de Proveedores y elección de los más convenientes

 Se coloca en la tarjeta del proveedor los puntos evaluados y en los cuales la organización está conforme con la información obtenida y se eligen los proveedores que nos pueden suministrar pueden ser mínimo 3 dependiendo del producto o servicio que necesitemos.

                                    Métodos de Selección de Proveedores

 

Una vez definidos y ordenados  los criterios de selección el siguiente paso consiste en escoger a los proveedores mediante la aplicación de un determinado método.

Se desprende la necesidad de dividir los métodos de selección en dos grupos: métodos de pre calificación y métodos de selección final.

Los métodos de pre selección más utilizados son: los métodos categóricos, los métodos difusos, el análisis envolvente de datos, el razonamiento basado en casos.

                                                                Métodos Categóricos 

Son los que permiten evaluar y seleccionar a los proveedores a partir del análisis cualitativo de la información histórica y la experiencia previa que haya tenido la empresa u otros compradores con cierto proveedor,consiste en analizar el desempeño de los proveedores en criterios calificados.Después de asignar una calificación a cada uno de los criterios, el comprador procede a tomar una decisión final.

                                                                      Técnicas Difusas 

Son unas de las mejores herramientas para tratar datos, no exactos o información imprecisa obtenida de situaciones complejas que no se pueden describir razonablemente en expresiones cuantitativas convencionales. Generalmente estas variables se expresan “muy poco”, “poco”, “medio”, “alto”, etc.

                                                             Razonamiento basado en casos

Es un sistema de software administrado por una base de datos que recopila información relevante de procesos de decisión y evaluación de situaciones o casos sucedidos con anterioridad. Así el responsable de la toma de decisiones se puede apoyar en información útil y en experiencia de situaciones conocidas.

                                                                         Métodos de selección final 

Una vez se obtiene una primera aproximación a la decisión final, es necesario realizar un proceso que permita llegar a la decisión definitiva a partir del uso de algún procedimiento o la utilización de algunas técnicas exactas. En este caso, se requiere aplicar modelos que se alejen de juicios y resultados subjetivos y se centren en la formulación explicita de una función objetivo optimizable más aplicados en la selección de proveedores. 

                                                                          Creación de Base de Datos 

Es la parte en la que tomamos la información de los proveedores que han sido seleccionados para completar con datos de empresa, productos que suministra, etc.  y ponernos en contacto con el.

       Aquí te dejamos un vídeo para consolidar lo visto hasta ahora.¡ DISFRUTALO¡

Este vídeo te ayudara a comprender de manera general como es el proceso de seleccion de proveedores de manera grafica y divertida, fue obtenido de:

 Anka E. Durving [Anka e].(2017, Marzo 30). Proceso de leccion de proveedores.[Archivo de video]. Recuperado de https://www.youtube.com/watch?v=karMf-sLFDA&feature=youtu.be

 

Método de selección de proveedores mediante factores ponderados 

Este método que aquí se presenta realiza un análisis cuantitativo en el que se compararán entre sí las diferentes alternativas para conseguir y   determinar una o varias localizaciones válidas. El objetivo del estudio no es buscar una localización óptima sino una o varias localizaciones aceptables. 

A continuación, se presentan los pasos a seguir:

1. Determinar una relación de los factores relevantes.

 

2. Asignar un peso a cada factor que refleje su importancia relativa. 

3. Fijar una escala a cada factor. Ej: 1-10 puntos. 

4. Hacer que los directivos evalúen cada localización para cada factor.

 5. Multiplicar la puntuación por los pesos para cada factor y obtener el total para cada localización.

 6. Hacer una recomendación basada en la localización que haya obtenido la mayor puntuación, sin dejar de tener en cuenta los resultados obtenidos a través de métodos cuantitativos.

Para entender adecuadamente los conceptos planteados dejamos un video para ejemplo de su aplicación: 

[IACS formación, logística y cadena de suministro].( 2018, Marzo 1). Selección de proveedores con el método de factores ponderados.[ Archivo Video]. Recuperado de https://www.youtube.com/watch?v=cflCFT5a8Ms&feature=youtu.be